Срочные закупки для COVID-19: покупаем быстро, прозрачно И разумно
В то время как серьезность пандемии COVID-19 в мире возрастает, многие из нас запасаются продуктами питания, туалетной бумагой, парацетамолом — а если вам очень повезет, вы можете обзавестись антисептиком для рук, а может быть, даже маской. Мы волнуемся не столько о стоимости, сколько о том, сможем ли мы вообще купить то, что нам нужно.
Глядя на пустые полки в магазинах, вспомните о людях, которые занимаются закупками для государства. Специалисты в сфере госзакупок во всем мире ощущают огромное давление, пытаясь справиться с высоким спросом на медицинское оборудование и изделия медицинского назначения — растворы для дезинфекции, маски, перчатки, лекарства и аппараты ИВЛ, которые необходимы, чтобы сдержать распространение заболевания.
В госзакупках есть четкие правила и международные принципы справедливости и недискриминации. Для исключений тоже должны действовать определенные правила. Хотя приоритеты меняются, закупки все равно должны быть прозрачными, подотчетными и основанными на рациональных решениях. Единственный способ обеспечить это в условиях сложной, быстро меняющейся ситуации, как сейчас, — использовать открытые системы, основанные на структурированных данных и эффективной коммуникации. Вот четыре ключевых рекомендации для закупок в это непростое время, которые отражают наш опыт работы с командами, ответственными за госзакупки, в более чем 25 странах и городах.
1) Срочные процедуры закупок все равно должны быть открытыми для общественности
Во время чрезвычайной ситуации, такой как пандемия COVID-19, процедуры заключения государственных контрактов должны происходить как можно быстрее и проще. Эти два аспекта часто преобладают, оставляя позади другие важные цели, такие как развитие конкуренции и включение разных групп поставщиков. За большие заказы платят авансом, чтобы обеспечить поставку.
Обычно переход к такому режиму происходит на основе государственного документа о чрезвычайных ситуациях, где указано, когда и по каким причинам можно работать в обход стандартных правил. Хороший пример такого решения — Великобритания. В документе указаны достаточно четкие способы проверки, можно ли использовать упрощенные правила.
Хотя срочные процедуры, естественно, необходимы, за каждый заключенный контракт и каждый платеж следует отчитываться перед общественностью. Налогоплательщики имеют право знать, как тратятся их деньги. Пытаясь продемонстрировать бурную деятельность и обеспечить поставки в условиях возрастающей нехватки товаров, политики могут принимать ошибочные решения и заключать плохо прописанные контракты. Вследствие этого жизненно важные материалы могут попасть не туда, где они больше всего необходимы. Такую ошибку в свое время допустили во время эпидемии свиного гриппа, когда во всем мире потратили 18 миллиардов долларов США на закупку Тамифлю. Позже оказалось, что он помогал при заболевании ничуть не лучше, чем обычный парацетамол. К сожалению, это был не первый случай, когда чрезвычайные процедуры госзакупок использовались как прикрытие кумовства и коррупции.
Страны, которые используют электронные платформы для отслеживания информации о закупках и ее обнародования в формате открытых данных, таких как Open Contracting Data Standard, должны и впредь действовать так же. Лидеры в сфере открытых госзакупок, такие как Колумбия, придерживаются этой практики даже при срочных процедурах закупок, даже сейчас, когда по всей стране, в том числе в таких городах как Богота, огласили переход к срочным закупкам. Несмотря на то, что Национальный институт здравоохранения Колумбии заключает прямые договора с поставщиками тестов на COVID-19 и лабораторных принадлежностей, он все равно требует предоставлять прейскурант и время поставки. Институт оглашает не только информацию о тендерах, но и все технические комментарии, полученные от потенциальных поставщиков.
Вследствие антикоррупционных реформ в Украине все срочные договора должны быть полностью обнародованы, включая информацию об условиях оплаты и поставки, а также о стоимости. Эта информация также доступна в формате открытых данных и сразу же попадает в инструмент бизнес-аналитики на страницу о COVID-19. При таком подходе каждый менеджер по закупкам, контролирующий орган и даже сами граждане могут следить за государственными расходами в чрезвычайной ситуации.
2) Открытые данные о закупках следует использовать как оружие против COVID-19, чтобы предугадывать критические каналы поставок и управлять ими
Чрезвычайные подходы к закупкам нужны правительствам, среди прочего, из-за того, что большинство существующих процедур слишком неэффективны. Часто речь идет о множестве бумажных документов и соблюдении установленных требований вместо цифрового сервиса, которые был бы полезен как заказчикам, так и поставщикам. Здесь мы объясняем, почему считаем необходимым пересмотреть этот подход и сосредоточиться на открытых данных и инновациях в госзакупках.
При борьбе с COVID-19 это действительно имеет огромное значение.
Все мы видим, как данные помогают нам отслеживать распространение вируса и подготовиться к нему. Хороший пример — информационные страницы о COVID-19, основанные на открытых данных Всемирной организации здравоохранения, Центрах контроля и предотвращения заболеваний и других учреждений. Они быстро стали надежными источниками информации для правительств, медиков, СМИ и граждан.
*Информационная страница о количестве случаев коронавируса в мире, разработанная Университетом Джона Хопкинса
Неэффективные системы закупок с использованием составленных вручную бумажных документов замедляют реакцию правительства на кризис. Чтобы справиться с беспрецедентным спросом, нужен быстрый диалог с рынком насчет того, откуда можно взять те или иные товары. Это занимает намного больше времени, если всех участников канала поставок нужно сводить вместе вручную. Сравните это с электронной системой закупок, где такой диалог с рынком можно провести практически сразу же, и он находится в открытом доступе. Его результаты можно сразу же проанализировать и на этом основании выстроить приоритеты.
В международных каналах поставок сейчас много конкурирующих заказчиков, а сами закупки занимают много времени. Заказчики готовы заплатить любую цену за оборудование, необходимое для спасения людей, в условиях отсутствия собственного производства во многих странах. Это может привести к критическому дефициту жизненно важных товаров, что в свою очередь ставит под угрозу здоровье медиков и всего населения.
Существующие стратегии закупок для COVID-19 следует как можно скорее обновить, чтобы составить международный цифровой план, который будет основываться на данных. Именно таким образом можно обеспечить лечение пациентов и защиту медиков в каждой стране. Без данных о ценах, поставщиках, времени поставки и технических характеристиках будет очень сложно перейти от реактивного подхода к проактивному и справиться с непрекращающимся спросом с «передовой».
Есть и хорошие новости: в некоторых странах уже приняли меры, которые легко перенять. Существующие системы открытых данных отслеживают процессы от планирования до выбора победителя тендера и подписания контракта. Они показывают, кто покупает товары и услуги, кто их предоставляет и в каких объемах.
На портале открытых данных о закупках Колумбии пользователи могут икать последние процедуры по запросу «COVID-19». Например, мы провели быстрый поиск и нашли десять процедур за конец февраля и начало марта, где в описании указано «COVID-19». Закупали, среди прочего, перевозки для тестов, связанных с COVID-19, профессиональные услуги на случай чрезвычайной ситуации, лабораторное оборудование, антисептики и моющие продукты.
В Украине открытая платформа госзакупок ProZorro теперь включает новый метод отчетности за закупки, связанные с COVID-19. Таким образом все срочные процедуры выделили в отдельную категорию, а отображаются они на простых и понятных информационных страницах, где их удобно отслеживать и анализировать. Если бы каждая страна сделала то же самое, у нас было бы намного больше качественных данных для борьбы с вирусом.
* Скриншот украинского инструмента бизнес-аналитики – за 18-19 марта 2020 года 120 заказчиков подписали 195 контрактов на общую сумму 855 тысяч евро.
Правительство уже работает на пределе возможностей, и гражданское общество может оказаться чрезвычайно ценным союзником, занимаясь анализом закупок и проверяя, эффективно ли используются ресурсы. В Украине общественные организации всегда уделяли особое внимание закупкам в сфере здравоохранения. Они даже разработали отдельный инструмент бизнес-аналитики на основе Open Contracting Data Standard, чтобы отслеживать медицинские закупки. Когда началась эпидемия коронавируса, местные общественные группы решили привлечь к процессу больше аналитиков. Теперь они отслеживают разницу в стоимости тестов на COVID-19 в регионах страны и в столице. Любой может проверить стоимость масок, респираторов, антисептиков, аппаратов ИВЛ и других медицинских принадлежностей, чтобы убедиться, что власть старается работать на благо больниц, а не собственных карманов. Журналисты даже сделали отдельный проект на основании OCDS данных из ProZorro, в котором в режиме реального времени показывают закупки тест систем и аппаратов вентиляции легких.
3) Нужны инновационные соглашения с представителями бизнеса
Еще одним аспектом глобальной реакции на чрезвычайную ситуацию должно быть изменение каналов поставок. У власти нет готовых ответов, поэтому им следует обратиться за помощью к частному сектору и другим социальным группам и спросить, какие они видят способы решения проблемы. Такие решения часто появляются в результате инновационных соглашений с частным сектором. Для этого правительство должно четко заявлять о своих потребностях, быть готовым брать часть рисков на себя; также необходимо быстро реализовать соглашения и так же быстро менять их по мере необходимости. Опять же, это намного проще проводить онлайн.
Вот хороший пример из Великобритании, где правительство попросило поставщиков подумать, что можно сделать с аппаратами ИВЛ, после чего большой консорциум заявил, что готов помочь. Не все такие соглашения сработают, и в этом нет ничего страшного. Такой подход чаще всего охотно принимают в секторе обороны: потребности, связанные с будущими военными действиями, всегда непредсказуемы по своей природе, поэтому быстрое реагирование необходимо, так что у них можно поучиться и адаптировать самые успешные подходы к партнерским соглашениям для ситуации с COVID-19. Например, можно рассмотреть подход военно-воздушных сил США к разработке программного обеспечения под условным названием «Дуга Кесселя».
4) Улучшение планирования и уроки на будущее
После окончания пандемии нам нужно будет усвоить ее уроки и научиться лучше планировать в следующий раз, особенно что касается пробелов в каналах поставок и взвинчивания цен. Американский Проект государственного надзора опубликовал отчет о том, что стоит знать о срочных федеральных закупках после урагана Катрина — к сожалению, эти уроки все еще актуальны.
Рамочный договор для необходимых товаров и услуг в случае чрезвычайной ситуации в Чили — более перспективный подход. Избранных поставщиков предварительно проверяет «ChileCompra», центральный орган, занимающийся вопросами госзакупок, чтобы просто и быстро покупать их продукты во время кризиса и в то же время избежать безальтернативных покупок у одного поставщика и мошенничества.
Подытожим: работа правительства с госзакупками значительно повлияет на то, насколько хорошо им удастся предотвратить распространение COVID-19. Нужно как можно быстрее разрабатывать и внедрять новые инструменты и платформы для госзакупок, чтобы хотя бы предугадать и свести данные о спросе, чтобы мировые производственные мощности могли надлежащим образом спланировать и увеличить производство и предоставить нужные товары пациенту в подходящее время. Этим пациентом можете стать и вы, поэтому сейчас, как никогда, мы все должны быть лично заинтересованы в том, чтобы заключение контрактов о госзакупках было более быстрым, более разумным и более открытым.
Сейчас за госзакупками пристально следит весь мир, и ошибаться нельзя. Время закупать товары быстро, справедливо и открыто, и как можно лучше обеспечить граждан всем необходимым.
