Proveedores como socios: La comunidad VIGIA en Paraguay genera más competitividad y oportunidades para las pymes
“Las pequeñas empresas tienen dificultades para entender cómo licitar por contratos públicos y no les resulta fácil destinar tiempo a postularse para este mercado, sobre todo porque normalmente no cuentan con una persona dedicada a esas tareas”, explica Cristian Sosa, vicepresidente de la asociación de emprendedores ASEPY de Paraguay, que apoya a las empresas más pequeñas.
Las pequeñas y medianas empresas (pymes) representan cerca del 95% de las empresas en Paraguay, y cada año hay más de 320.000 formalmente activas. Pero en el ámbito de la contratación pública, en los últimos tres años representaron menos del 5% de los proveedores que participaron en el sistema, según datos oficiales.
Para comprender mejor los desafíos que enfrentan las pequeñas empresas al participar en licitaciones públicas, Open Contracting Partnership entabló diálogos con emprendedores, funcionarios públicos y actores de la sociedad civil interesados en mejorar el sistema de contratación pública. En colaboración, diseñamos una solución, ideada como un producto viable mínimo (minimum viable product, MVP), sobre la base de la experiencia y los conocimientos de estos actores. En los primeros tres meses desde que se presentó, la plataforma VIGIA ha atraído a una comunidad notable de más de 3.000 usuarios, 251 de ellos registrados. Cabe señalar que, en su primer mes, la plataforma facilitó la adjudicación de más de USD 300.000 a pequeñas empresas, lo cual destaca el impacto significativo que tiene para fomentar oportunidades de negocios dentro del mercado de adquisiciones. Además de identificar y ganar contratos, las empresas están aportando observaciones de gran calidad en tiempo real, así como también quejas sobre irregularidades que limitan su posibilidad de competir en condiciones justas por oportunidades de negocios.
Tal vez, como cabría esperar, nos enteramos de que los pequeños y medianos empresarios creían que la contratación pública no era una posibilidad que estuviera abierta para ellos, tanto debido a obstáculos legales como ilegales. Los pocos proveedores que participaban en el sistema de adquisiciones señalaron haber experimentado un cierto grado de desgaste, debido a que las autoridades habían ignorado muchos de los problemas que los mismos proveedores plantearon en el pasado. Por ejemplo, era habitual que las preguntas enviadas a entidades contratantes recibieran una respuesta que era prácticamente inservible, o que no se diera ninguna contestación. Otro problema era la velocidad de las respuestas: a veces el sistema funcionaba, pero no con la puntualidad necesaria para que resultara útil a las pequeñas empresas. Algunas de las personas que entrevistamos se refirieron al proceso de toma de decisiones en el sector público como “acciones post mortem”, para dar a entender que, debido al retraso, ya no resultaban de utilidad para nadie.
Algunos de los problemas que más se mencionaron en nuestras conversaciones con compradores incluían la falta de autoridad para contrarrestar casos de conducta indebida y la falta de recursos para diseñar y ejecutar de manera eficaz las compras.
Una cuestión clave que se fue haciendo evidente es la interacción limitada entre emprendedores y compradores. Esta relación parecía estar demasiado enfocada en aspectos de cumplimiento normativo, al punto que a menudo se descuidaban factores cruciales como las condiciones del mercado y la optimización de los resultados de los procedimientos de contratación. En cambio, concluimos que sumar el conocimiento de los emprendedores podía prevenir problemas en determinados procesos de licitación. El sistema no contaba con medios efectivos para conectarse con el mercado y recabar comentarios, y así se perdían oportunidades de mejora.A raíz de esto, los empresarios actuales, y sobre todo los potenciales, que no participaban en el sistema de contrataciones, comenzaron a perfilarse no solo como un síntoma del problema, sino también como parte integral de la solución. Así es como finalmente nos aliamos con ASEPY, una asociación comercial local que trabaja con empresas más pequeñas.
Trabajar con emprendedores y pymes para crear un circuito de retroalimentación
Durante las entrevistas, los emprendedores no solo destacaron cuáles eran los problemas que tenían, sino que además expresaron su voluntad de contribuir aportando soluciones para abordarlos, sobre la base de sus actividades profesionales, conocimientos e incentivos. Para nosotros, esto fue inesperado. Cuando pensamos en soluciones orientadas a responder a los problemas que se señalaron antes, nos inclinábamos por asociarnos con organizaciones de la sociedad civil que normalmente se dedican a cuestiones de transparencia e integridad, pero no necesariamente apoyar a emprendedores y pequeñas empresas.
La idea de tener a proveedores como aliados que participan activamente en alertar sobre irregularidades despertó interés inmediato. Parecía ideal que hubiera miles de miradas de expertos en el mercado examinando cada documento de licitación. Sin embargo, el desafío era pensar cómo captar lo que los proveedores estaban viendo, cuándo hacerlo y cómo usar esa información de forma constructiva. ¿Cuál sería el incentivo para que los proveedores aportaran sus observaciones sobre las licitaciones? ¿Y cómo podríamos llegar a esos emprendedores?
- El incentivo: La respuesta a esta pregunta se manifestó durante las etapas de investigación de usuarios y diseño conjunto, y no fue otra que abrir el mercado de la contratación pública para su propia participación. Los emprendedores querían que hubiera una forma de encontrar licitaciones y de marcarlas cuando identificaran obstáculos, tanto legales como ilegales, con el fin de tener más posibilidades de obtener un contrato. También querían una respuesta oportuna.
- Llegar a los emprendedores: Conocimos a ASEPY, una asociación de emprendedores con más de 6.000 miembros. A solo unos pocos de esos 6.000 negocios se les habían adjudicado contratos en los dos años precedentes. Lo que ASEPY trajo a la mesa fue el verdadero factor de impulso detrás de este proyecto: emprendedores que buscan encontrar oportunidades de negocios y, en este proceso, ayudan a mejorar la contratación pública en Paraguay.
- Recabar comentarios: Así fue que creamos VIGIA, una plataforma para acceder a oportunidades de contratos y formular preguntas, así como una comunidad para monitorear y mejorar el proceso de adquisiciones y desarrollar las capacidades.
¿Qué es VIGIA?
VIGIA es más que una herramienta. Su poder radica en su comunidad de usuarios expertos y voluntarios, que desarrollan la capacidad de los emprendedores para participar en el mercado de contrataciones.
Funcionalidades de VIGIA: La plataforma se diseñó sobre la base de la investigación de usuarios que se realizó con quienes utilizarían la plataforma. Dado que VIGIA se alimenta de datos abiertos de la API de la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas de Paraguay (DNCP), toda mejora de los datos o en los motores de búsqueda que realiza la DNCP tiene el potencial de reflejarse en el motor de búsqueda de VIGIA, lo cual proporciona gran flexibilidad a la plataforma.
Motor de búsqueda orientado a pymes: Esta funcionalidad es la puerta de acceso de los proveedores a VIGIA, ya que sus intereses al acercarse al sistema de contratación pública se relacionan, en última instancia, con encontrar y conseguir oportunidades de negocios. El motor de búsqueda se creó a partir de lo que los proveedores querían encontrar rápidamente para definir su participación en un proceso determinado: bienes y servicios, valor de la licitación y fechas clave. También incorpora algunas innovaciones en comparación con el motor de búsqueda gubernamental, al usar información sobre las características del proveedor (como la experiencia) para generar mejores coincidencias. A su vez, hay varias formas de encontrar oportunidades en VIGIA.
Preguntas: Esta funcionalidad permite a los usuarios enviar preguntas sobre las licitaciones que actualmente están recibiendo ofertas. Hemos visto que interactuar en esta etapa, cuando el proceso se encuentra activo, es fundamental para reducir los obstáculos a la participación de las empresas, convirtiéndolas en una herramienta poderosa para generar retroalimentación a partir de la cual se puedan tomar medidas.
Quejas: Esta funcionalidad va mucho más allá del sistema formal de quejas (que en Paraguay se denominan “protestas”) planteado por los proveedores o las partes interesadas en relación con el proceso de contratación. Estas quejas se pueden presentar cuando haya preocupación debido a prácticas comerciales perniciosas o desleales, irregularidades en la presentación de ofertas, violaciones de los reglamentos sobre adquisición o cualquier otro asunto relacionado con el proceso de licitación o adjudicación.
La comunidad de VIGIA: El motor de búsqueda es la puerta de acceso para que los proveedores puedan usar todos los servicios que ofrece VIGIA. Cuando decimos que VIGIA es una comunidad, es porque detrás de la plataforma hay personas que colaboran en tareas concretas para lograr cambios. Por lo tanto, cuando un proveedor envía una pregunta o una queja acerca de una licitación, los voluntarios de VIGIA revisan lo que se ha escrito, sugieren mejoras en la redacción o solicitan más información sobre el caso para que quien planteó la inquietud tenga más posibilidades de éxito. Este proceso también actúa como filtro ante solicitudes mal formuladas o no fundamentadas, o intentos de manipular un proceso.
Un aspecto central de VIGIA es que, al ser una comunidad centrada en las necesidades de los proveedores, la variedad de temas que se tratan es mucho mayor que lo que puede abordar el sistema formal de quejas, de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas de Paraguay: “Las personas interesadas y oferentes podrán protestar ante la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas en el marco de los procedimientos de contratación previstos en la presente Ley contra los actos administrativos emitidos en el marco de la convocatoria y que sean contrarios a las disposiciones que rigen la materia objeto de la presente Ley (artículo 127)”.
Sin embargo, un tema clave que nos transmitieron los emprendedores es que no todos los problemas u obstáculos que encontraban en las licitaciones eran ilegales. Había muchísimas zonas grises. Por consiguiente, VIGIA no reemplaza los canales formales de apelación, ya que Paraguay, como la mayoría de los países, cuenta con un canal de este tipo. Está diseñado (y se utiliza) para fines más generales. La imagen siguiente resume lo que ofrece VIGIA en Paraguay.
Oportunidades futuras
A medida que los emprendedores empiezan a utilizar VIGIA para encontrar oportunidades de negocios, también se presentan consultas directas sobre procesos de licitación que se sirven de la comunidad VIGIA para obtener apoyo, y se modifica así la dinámica de las adquisiciones públicas.
Los empresarios consideran a VIGIA como una herramienta práctica que asiste en la implementación de la Nueva Ley de Contrataciones Públicas, la cual procura que las pymes tengan una participación en el mercado de un valor del 20%, y verificar que los procedimientos de menos de USD 70.000 (equivalentes a 5.000 jornales de trabajo) se asignen preferentemente a pymes.
Se está posicionando como una plataforma para las compras de tipo “ventanilla única”, que busca responder a las necesidades que tienen las pequeñas empresas cuando participan en la contratación pública. Y las empresas ya están indagando acerca de servicios complementarios, como apoyo financiero o legal. VIGIA es apenas el comienzo de la historia.
