Colaboración estratégica: Cómo la Ciudad de México ejecuta proyectos mediante una planificación inclusiva

En los grandes proyectos públicos, como de infraestructura, programas sociales, gestión del agua y movilidad, es fundamental escuchar las necesidades de la ciudadanía y demás actores relevantes para poder realizar una planeación que realmente resuelva sus problemas. La Ciudad de México está demostrando que para ser exitosos, los planes y proyectos productivos, deben involucrar a la ciudadanía desde el comienzo. 

En materia de compras públicas, la Ciudad de México ha ideado un enfoque eficiente, participativo y transparente para buscar la opinión de los proveedores potenciales y del público. Este proceso se realiza sobre los borradores de los documentos de contratación antes de anunciar una convocatoria formal a licitación. Cuando una entidad contratante está planeando un nuevo procedimiento de contratación, puede utilizar un módulo de “prebases” en el sistema electrónico de adquisiciones de la ciudad para publicar el texto completo de los documentos relevantes, como el borrador de las especificaciones, los detalles sobre el proceso de adjudicación y los anexos técnicos. Los proveedores registrados, las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos pueden hacer preguntas, recomendaciones y agregar comentarios de los documentos, en cualquier momento del proceso. Todos sus comentarios se publican en el sitio, junto con las respuestas de la entidad contratante.

El Módulo de “Prebases” es una herramienta transparente que tiene varios beneficios. Es una forma eficiente y rentable de consultar al mercado, garantiza igualdad de condiciones para todos los licitantes y permite detectar contradicciones y posibles problemas en las primeras fases del proceso de contratación. Para los funcionarios encargados de las contrataciones, el módulo de documentos previos a la licitación también agiliza su carga de trabajo al consolidar la retroalimentación en una única plataforma organizada. En lugar de lidiar con una avalancha de retroalimentación no estructurada o inconsistente de varias fuentes, los funcionarios pueden priorizar los problemas clave y asegurarse de que los miembros adecuados del equipo los aborden de manera eficiente, lo que hace que todo el proceso sea más manejable.

Abierto por diseño

El Módulo de “Prebases” fue diseñado específicamente para procedimientos complejos que son altamente técnicos o que probablemente tengan un impacto significativo en la ciudadanía. Siete de las 90 entidades contratantes de la ciudad han utilizado el módulo para 23 proyectos de alto valor hasta octubre de de 2023, principalmente relacionados con el transporte público, como el Metrobus, los autobuses eléctricos, los peajes y los trenes (consulta todos los proyectos en la web o en esta base de datos). Asimismo, está desarrollado utilizando software libre y de código abierto, lo que significa que la tecnología puede ser adoptada y adaptada por otros gobiernos.

A través del programa acelerador de impacto Lift, OCP brindó asistencia técnica a la Agencia Digital de Innovación Pública (ADIP), de la Ciudad de México, para crear la herramienta, trabajando con desarrolladores de GLASS, quienes habían creado otras funciones de la plataforma de compras electrónicas Tianguis Digital (un sistema galardonado que funciona con datos de contrataciones abiertas).

La idea del módulo de pre licitación surgió de la colaboración previa de OCP junto con la Secretaría de Movilidad, que ejecutaron un proceso de licitación abierta para una importante actualización del servicio de bicicletas compartidas de la ciudad (más información sobre el proyecto Ecobici). El proceso de consulta transparente e inclusivo utilizado para ese contrato le permitió al gobierno de la ciudad expandir la red de bicicletas, mejorar la tecnología y el diseño del servicio y reducir a la mitad los costos operativos del servicio anterior.

A la hora de desarrollar el módulo de pre licitación, el equipo utilizó un enfoque de design thinkin, incorporando las necesidades de los usuarios identificadas a través de entrevistas con entidades contratantes, proveedores, organizaciones de la sociedad civil y ciudadanos. También, consultaron a expertos internacionales, incluidos los responsables del sistema de contratación electrónica ProZorro de Ucrania, para aprender de su experiencia en el desarrollo de una herramienta abierta para discutir los documentos de planificación de las contrataciones

Resultados

Principales logros del módulo de pre licitación:

• 23 procedimientos de contratación han utilizado el módulo desde febrero de 2022 hasta octubre de 2023 
• 7 unidades de contratación han utilizado el módulo: Agencia Digital de Innovación Pública (ADIP), Fondo para el Desarrollo Económico y Social, Instituto de Educación Media Superior, Instituto de Estudios Superiores de la Ciudad de México «Rosario Castellanos», Metrobús, Red de Transporte de pasajeros, Servicio de Transportes Eléctricos.
• Más de 1,500 interacciones en la fase de planificación de los proyectos (1,196 preguntas, 200 sugerencias y 251 comentarios)
• Más de 47 comentarios de los usuarios se han incorporado a los documentos finales de licitación, lo que garantiza la participación ciudadana en compras de alto impacto en la ciudad.
• Más de 9 millones de habitantes de la Ciudad de México se están beneficiando de bienes y servicios de mejor calidad como resultado de procesos de contratación mejorados.
• Desarrollado como tecnología de código abierto

Los contratos que más participación pública han generado hasta ahora son los relacionados con proyectos de movilidad, como la red de Metrobús. Por ejemplo, 14 recomendaciones de proveedores y ciudadanos, durante la consulta previa a la licitación para las cámaras en carriles para autobuses, se incorporaron a la licitación final.

Más allá de la interacción actual entre las unidades contratantes, los posibles proveedores y los ciudadanos beneficiarios del proyecto, se espera que estas prácticas generen otras mejoras:  reducir las consultas sobre los documentos de licitación durante el proceso de licitación (ya que se abordaron durante la etapa de consulta previa); evitar extensiones en los plazos de publicación de las licitaciones; una disminución en las licitaciones declaradas desiertas o fallidas; y atraer más competidores (ofertas presentadas) en los procesos de licitación.

¿Qué sigue? 

En octubre de 2024, el uso del módulo previo a la licitación se volvió obligatorio para los compradores de la Ciudad de México. La Ciudad continúa expandiendo sus capacidades de compras digitales a través de Tianguis Digital, el nuevo sistema de compras electrónicas que cuenta con 18 módulos que cubren desde la planeación hasta la implementación. 

Anteriormente, gran parte de las contrataciones de la ciudad se hacían en papel, pero Tianguis Digital agiliza todo el proceso. La plataforma incluye funciones como Mi Tiendita Virtual, un módulo desarrollado con OCP que ayuda a los pequeños proveedores de sectores económicos prioritarios a registrarse y participar en contratos públicos, mientras que el módulo Concurso Digital, creado por GLASS, permite a los proveedores buscar ofertas, acceder a documentos y presentar propuestas en línea con facilidad. 

Este enfoque integrado facilita que los proveedores hagan negocios con la ciudad y que el gobierno gestione las contrataciones de manera más eficiente.

Photo: Orbon Alija, iStock